Artikel von Dr. Jörg Rupp zum effektiven Wissenstransfer für Die KMU-Berater

In einem Artikel im Beratermagazin Die KMU-Berater gibt Dr. Jörg Rupp Tipps zum Aufbau eines effektiven Wissenstransfer durch Digitalisierung. Der Artikel hat den Titel: „Effektiver Wissenstransfer in KMU durch Digitalisierung

Digitalisierung erleichtert den internen Wissenstransfer

Die Digitalisierung ist im Alltag bereits angekommen, dennoch fällt es vor allem kleinen und mittleren Unternehmen schwer ihre internen Strukturen durch digitale Lösungen zu optimieren. Dabei ist es gerade für diese Unternehmen wichtig, ihr durch jahrelange Erfahrung angehäuftes Wissen für die Mitarbeiter bereit zustellen um effektiver arbeiten zu können. Hierfür ist es wichtig interne Prozessabläufe in der digitalen Struktur langfristig sicher zu stellen. Hilfsmittel hierfür ist ein sogenanntes internes Wiki.

Internes Wissen zentral verwalten

Das interne Wiki ist ein Werkzeug um betriebswichtiges Wissen und Informationen zentral und für alle Mitarbeiter zugänglich zu verwalten. Dabei ist es wichtig klare Regeln für das Erstellen von Einträgen zu definieren um Redundanzen zu vermeiden. Erst nachdem Anforderungen und Definitionen erstellt worden sind, sollte mit der Suche nach einer passenden Softwarelösung begonnen werden. Es sind bereits zahlreiche OpenSource Lösungen vorhanden, die das Budget eines KMU kaum beeinträchtigen. Bei der Suche nach der richtigen Software sollte beachtet werden, welche gegebenen Funktionen wirklich wichtig für das Unternehmen sind. Auch diese Anforderungen sollten im Vorfeld geklärt sein.

Informationen zu Kunden zugänglich verwalten

Zusätzlich zu den internen Unternehmensprozesse, können auch Informationen zu Kunden und Aufträgen in einer digitalen Datenbank verwaltet werden. Dabei helfen sogenannten CRM-Systeme (Customer Relationship Management). Eine solche Datenbank erleichtert die reibungslosen Bearbeitung von Kundenaufträgen trotz Urlaubstage, Krankenstände oder sonstige Mitarbeiterbedingte Veränderungen.

Auch hier sind bereits eine Vielzahl an Systemen vorhanden, aus denen ein Unternehmen lediglich wählen muss. Aufgrund der großen Auswahl, ist es wichtig im Vorfeld zu klären, welche Funktionen in dem System gegeben sein müssen und auch ob das System mit dem bereits vorhandenen IT-System kompatibel ist. Bei einer wachsenden Anzahl an Anforderungen, sollte eine Gewichtung erfolgen um zu definieren welche Funktion absolut gegeben sein müssen, welche gegebenenfalls verzichtbar sind und welche nur als „nice-to-have“ eingstuft werden können. Dieses Vorgehen erleichtert die Suche nach einem passenden System enorm. Ein weiterer Punkt der beachtet werden sollte, ist die intern gegebene Struktur. Ist zum Beispiel eine IT-Abteilung nicht vorhanden, eignen sich besonders Cloudbasierte Dienste. Hierbei sollte man besonders auf eine Verschlüsselung und auch auf eine ISO Zertifizierung nach ISO 27001 achten. Der Serverstandort sollte dabei ebenfalls beachtet werden. Bei der Auswahl sollten auch hier die Kernanforderungen im Blick behalten werden, da gerade die große Auswahl einen schnell Überfordern kann.

Bei vielen Systemen ist es möglich, diese an die internen Bedürfnisse angepasst werden. Doch die Individualisierung ist meist mit Zusatzkosten verbunden und sollte ebenfalls bei der Auswahl beachtet werden. Daher eignen sich System die bereits die meisten Anforderungen entspricht und nur noch geringfügige Anpassungen vorgenommen werden müssen. Oftmals kann man bestimmte Anforderungen auch über andere Wege erreichen und müssen daher nicht mehr in dem CRM-System abgebildet werden. Auch ein direkter Kontakt zu dem Software-Anbieter birgt viele Vorteile, darunter dass Sonderangebote eingeholt werden können und dass ggf. besondere Angebotspakete erstellt werden können.

Zu beachten ist, dass die Einführung des Systems einen hohen Aufwand für das Personal bedeutet. Jedoch amortisiert sich ein passendes System schnell durch die Zeitersparnis und Vereinfachung der internen Prozesse.

Wissenstransfer auch nach außen optimieren

Der Wissenstransfer ist nicht nur intern möglich, aber auch extern. Darunter zählt der digitale Vertrieb. Der digitale Vertrieb stellt die Kundenakquise über Online-Kanäle dar. Dazu zählt vor allem die Internetpräsenz eines Unternehmens. Diese sollte stets aktualisiert werden. Auch kann ein Unternehmensblog geführt werden um über Branchen-Neuerungen, wichtige Termine und ähnliches zu Informieren. Hierzu können Artikel zu dem Wissen verfasst werden, die als „Teaser“ für potenzielle Kunden dienen und Einblick in die Expertise des Unternehmens bietet. Auch erleichtert die Internetpräsenz die Kontaktaufnahme.

Um die Auffindbarkeit der Internetseite und des Unternehmens-Blogs über Suchmaschinen zu optimieren, sollten passende Suchbegriffe auch in den Blog-Artikel integriert werden. Generell sind Suchmaschinen wichtige Werkzeuge die eingesetzt werden sollten um von potenzielle Kunden überhaupt gefunden zu werden.

Der Wissenstransfer nach außen, beinhaltet nicht nur die Kundenakquise, aber auch der Transfer von Informationen zwischen Projektpartner innerhalb eines Forschungs- und Entwicklungsprojektes. Besonders für Innovationsprojekte die durch den Bund, die Länder oder die EU gefördert werden bietet sich ein nach außen gerichteter Wissenstransfer an. Auch hier sind bereits zahlreiche digitale Lösungen vorhanden, die einen geschlossenen Informationsaustausch zwischen zwei oder mehreren externen Parteien ermöglichen. Sogenannten Projektmanagement-Software erleichtert die Organisation und Ausführung eines Projektes, besonders zwischen mehreren Projektpartner.

Die angebotenen Tools können oftmals in ein bereits vorhandenes IT-System integriert werden, oder auch davon losgelöst verwendet werden. Dies ist abhängig von den intern erfassten Anforderungen.

Der Artikel von Dr. Rupp zeigt die verschiedenen Möglichkeiten die auch ein KMU hat um seine Prozesse zu optimieren. Wichtig bei der Digitalisierung ist es, besonnen vorzugehen und genau zu definieren was mit welchen Mitteln erreicht werden soll und welche Kriterien für das eigenen Unternehmen wichtig sind.

Weitere Informationen

Den vollständigen Artikel zu dem effektiven Wissenstransfer durch Digitalisierung finden Sie auf der Webseite Die KMU-Berater.

Haben Sie eine Idee für ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt und suchen nach einem für Sie geeigneten Förderprogramm? Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf Sie!

Oder nutzen Sie unseren kostenlosen Fördercheck!

Merken