Meine Arbeit
Seit zwei Jahren bin ich im Back-Office tätig, dem „Herzstück“ unserer Firma. Dort halten wir die Fäden zusammen und sind die zentralen Ansprechpartner für Kollegen, Kunden, Dienstleister und Partner.
Zu meinen Aufgaben gehören unter anderem die sog. Mittelabrufe für unsere Kunden. Wurde der Förderantrag bewilligt und der Zuwendungsbetrag festgelegt, sind wir dafür verantwortlich, das die entsprechenden Fördergelder für die Projektarbeit quartalsweise angefordert werden. Dazu gehört es z.B. die Stundennachweise zu prüfen und die Zahlungsanforderungen vorzubereiten. Auch für das jeweilige Projektcontrolling sind wir verantwortlich – wurde der Zeitplan eingehalten, gab es Engpässe? Das macht mir viel Freude.
Wir sind im Back-Office die Telefonzentrale. Ich verteile und erfasse Anrufe und bin so immer im zwischenmenschlichen Kontakt mit ganz verschiedenen Schnittstellen. Vom Kunden bis zum Lieferanten, alles läuft hier zusammen. Zusätzlich kümmere ich mich um die „Buchhaltung“ und bereite alles für unseren Steuerberater vor.
Natürlich kommen viele Kleinigkeiten jeden Tag dazu, Terminorganisation, Bestellungen, Angebote und Rechnungen – die Menge macht’s! Das ist auch die größte Herausforderung für mich – alles im Blick zu behalten, die Ruhe zu bewahren und querzudenken: „Was könnte als nächstes kommen?“. Dabei helfen mir im Büro vor allem die hervorragende Kommunikation und das Miteinander im Team. Dadurch wird vieles etwas einfacher und strukturierter.
Mein Tag
Wenn ich morgens ins Büro komme, bearbeite ich zuerst die E-Mails, leite weiter und sortiere vor. Danach genehmige ich mir erstmal einen Kaffee. Zurück am Schreibtisch versuche ich systematisch vorzugehen: Anfragen von Kunden bzw. Neukunden gehen vor, dann arbeite ich meine To-Do-Liste ab – so gut es geht, denn es kommt immer wieder neues, unvorhergesehenes dazu. Wenn mal was schiefläuft, bin ich wahrscheinlich diejenige, die sich am meisten über sich selbst ärgert.
Zum Ausgleich helfen mir vor allem meine Kinder. Die beiden sind zwar schon so groß, dass sie mich nicht mehr so viel um sich brauchen, aber gemeinsame Zeit ist uns dennoch sehr wichtig. Deswegen legen wir zuhause sehr viel Wert darauf, einmal am Tag gemeinsam zu essen und uns auszutauschen und erzählen über unseren Tag. Wenn sich am Wochenende die Gelegenheit bietet, fahre ich gerne mal weg – an anderen Orten kommt man wieder auf andere Gedanken. Im Alltag ist Musik mein ständiger Begleiter, je nach Stimmung ist von aktueller Musik, über 90-er Jahre Techno bis zu AC/DC alles dabei (…nur das „Headbanging“ klappt nicht mehr so gut wie früher).
Mein Tipp für Dich
Zeit ist ein hohes Gut. Die Welt und das Leben sind durch die Kommunikationsmöglichkeiten so schnelllebig geworden, dass es so kostbar ist, einfach mal innezuhalten – den Moment zu genießen und das „Jetzt“ wahrzunehmen!
Wenn ihr wie Melanie unsere Verwaltungszentrale unterstützen wollt, dann schaut auf unserer Karriere-Seite vorbei. Wir freuen uns darauf, euch kennenzulernen.